Бронируем отель на период выставки. Полезные советы
Собираетесь на выставку? Не забудьте забронировать гостиницу!Когда и где бронировать отель в период проведения выставки?
Совет первый. Чем раньше вы определитесь с поездкой, тем меньше средств вы затратите из своего бюджета или бюджета вашей компании.
Это правило касается и стоимости авиа перелета и цен на номера в отелях любой категории от 1 до 5 звезд.
Помните: чем ближе к дате выставки, тем меньше остается свободных номеров и тем выше цены «задирают» гостиницы. Есть крупные выставки, которые проходят один раз в 3-4 года и места в гостиницах на этот период бронируются за год и даже раньше. Планируя командировки и бюджет вашей организации на следующий год, не ждите приближения выставки, закажите отель сразу, это поможет вам сэкономить средства.
Отели в Германии
Германия, является выставочной страной № 1, где ежегодно проходит огромное количество промышленных выставок, симпозиумов, конференций и семинаров, где практически в каждом городе существует как минимум один конгрессно-выставочный комплекс. Вся инфраструктура этой страны направлена на обслуживание бизнеса, однако и здесь не все просто.Отели не прочь заработать на этой деятельности, ведь понятно, что приезжим участникам, как экспонентам, так и посетителям надо где-то жить. Тем более что в силу географических, исторических причин другие виды туризма (экскурсионный, пляжный) развиты не так хорошо, как у европейских соседей, например, в Италии или Испании. Есть немецкие города, в которых гостиницы открываются только на период проведения выставки или другого крупного мероприятия. В остальное время отели пустуют или закрываются вовсе из-за отсутствия клиентов. В такой ситуации, чтобы гостиница не разорилась из-за низкой рентабельности, многие отели резко повышают цену на проживание в период выставки. Это единственный способ «выжить». Иногда эта цена превышает цену «от стойки», так называемый Rack rate, в 2-3 раза, а порой и в 5-6 раз!
Основной совет: не откладывайте бронирование на последний день, когда все хорошие предложения уже раскуплены. Чем раньше вы забронируете гостиницу, тем дешевле будет предложение.
Совет второй. Определитесь с местоположением отеля. Чем дальше от места проведения выставки расположена гостиница, тем дешевле она будет стоить. Самый комфортный и самый дорогой вариант – отель на территории конгрессно-выставочного центра или по соседству с ним. Немало денег будет стоить также гостиница в центре города. Самый бюджетный вариант – размещение в пригороде. Но в этом случае следует учесть издержки на дорогу, ведь городской транспорт и такси в Европе стоит не дешево. Однако в последнее время многие выставочные организации стали включать стоимость проезда в городском транспорте в цену входного билета на выставку. Так, например, если выставка проходит в Дюссельдорфе, то можно поселиться в г. Кельне или другом пригороде. Отели там на порядок дешевле, а проезд на комфортабельной электричке от Кельна до Дюссельдорфа займет не более 30 минут. В дни проведения выставки входной билет будет служить Вам одновременно и проездным документом.
Стоит оговориться, что в период забастовок работников городского транспорта этот совет не работает. Но это уже форс-мажорные обстоятельства и случаются они не так уж часто.
Совет третий. Если вы соберетесь бронировать гостиницу прямо на сайте понравившегося вам отеля, не забудьте уточнить, входит ли в указанную стоимость завтрак и налог. Часто отели на своем сайте лукаво умалчивают или не очень внятно указывают на обязательные доплаты. А в итоге вам придется доплатить на месте еще и НДС (до 25% в зависимости от страны) или стоимость завтраков. Кроме того, чаще всего для гарантированного бронирования Вам потребуется наличие кредитной карты. Хорошо, если у Вас имеется корпоративная карта вашей компании. Со своей картой Вы еще будете разбираться в вашей бухгалтерии, чтобы оформить командировку.
Совет четвертый. Последнее время модно заказывать все услуги через Интернет он-лайн системы бронирования. В этом случае, прежде всего, следует убедиться, что сайт подлинный, а не т.н. «фишинг» (от англ. Fishing, рыбная ловля) - подделка под известный бренд/сайт, созданная мошенниками с целью кражи ваших средств.
Если Вы все-таки решились забронировать что-либо самостоятельно, важно изучить все условия бронирования и аннуляции! Следует заранее узнать, вернут ли вам деньги и в каком размере, если ваша поездка вдруг по какой-то причине отменится. Уточните также, списываются ли средства с вашей карты целиком в момент бронирования или Вы платите на месте. В последнем случае возможны неприятные сюрпризы при поселении в отель: гостиница может просто «забыть» о Вашем бронировании и продать Ваш номер кому-то, кто приедет раньше Вас, чтобы не потерять прибыль, если у Вас поздний заезд и Вы не предупредите об этом отель.
Совет от нашей компании. В стоимость проживания, которую мы предлагаем Вам, уже включены все зарубежные и местные налоги и завтраки, где это возможно (есть страны, в которых принципиально завтраки в гостинице не предполагаются).
Мы предлагаем обычно бизнес-тур, включающий пакет услуг: перелет, проживание с завтраками (или, где это возможно завтрак + ужин), виза, входной билет на выставку, при необходимости транспортные услуги, услуги переводчика и т.д. - это сэкономит Вам средства и время, потраченное на поиск гостиницы, оформление визы и т.д. А ваша компания отнесет расходы по деловой поездке на себестоимость продукции, что сократит налогообложение компании. При желании в счет можно «спрятать» такие услуги, которые вам пришлось бы оплачивать из собственного кармана, например, завтраки, ужины и т.д.
Мы не будем напоминать Вам про того, кто «платит дважды». Мы просто советуем: Не тратьте свое драгоценное время на самостоятельный поиск отелей, перелетов, входных билетов и пр., чтобы сэкономить пару тысяч рублей. За Вас это сделают профессионалы. Не следует думать, что во всех турфирмах на Вас хотят необоснованно нажиться. Стоимость наших услуг не превышает стоимость вашего рабочего времени, потраченного на самостоятельный поиск и бронирование.
Ну а выбор, конечно, всегда остается за Вами!